「せっかくNotionを導入したのに、社内で全然使われていない…」

「最初は盛り上がったのに、数ヶ月経ったら誰も更新しなくなった…」

このような悩みを抱えている方は少なくありません。Notionは柔軟性が高く強力なツールですが、導入しただけでは効果を発揮できないのが現実です。

実際、多くの企業がNotionを導入したものの、その活用率は時間とともに低下していくという課題に直面しています。せっかく時間とコストをかけて導入したツールが宝の持ち腐れになってしまうのは、非常にもったいないことです。

Notion導入後によくある「放置問題」の実態

Notionを導入したものの、実際には十分に活用されていないという「放置問題」。この現象は多くの組織で見られます。

導入直後は新しいツールへの期待と興味から利用率が高まりますが、時間の経過とともに徐々に利用頻度が下がっていくのです。この問題の背景には、いくつかの典型的な原因が潜んでいます。

導入時の目的設定が曖昧

「とりあえず導入してみよう」という姿勢でNotionを導入してしまうケースが少なくありません。明確な目的や解決したい課題が定まっていないと、導入後の活用方針も曖昧になりがちです。

aslead編集部の調査によると、Notionの導入を検討する際には「費用対効果（ROI）」「セキュリティ」「社員への定着性」という3つの観点が重要とされています。特に定着性については、どんなに優れたツールでも社内で使われなければ意味がないという点が強調されています。

使い方の教育不足

Notionは非常に柔軟性が高いツールですが、その分だけ使いこなすには一定の学習が必要です。導入時に十分な教育やサポートがなければ、多くのユーザーは基本的な機能しか使いこなせず、その真価を発揮できないまま興味を失ってしまいます。

「使い方が分からない」「何から始めればいいか分からない」という声は、Notion導入後によく聞かれる悩みです。特に初心者にとっては、自由度の高さがかえって混乱を招くこともあります。

更新・メンテナンスの仕組みがない

Notionは一度作ったら終わりではなく、継続的な更新やメンテナンスが必要です。しかし、誰が何をどのように更新するのかという運用ルールが明確でないと、次第に情報が古くなり、信頼性が低下していきます。

「誰も更新しなくなった」「情報が古くて使えない」といった状況は、運用体制の不備から生じる典型的な問題です。

Notionの活用率を高める3つの重要ポイント

Notionの放置問題を解決し、活用率を高めるためには、いくつかの重要なポイントがあります。これらを押さえることで、Notionを組織の中で定着させ、その真価を発揮させることができるでしょう。

1. 明確な目的と活用方針の設定

Notionを導入する際には、「なぜNotionを使うのか」「何を解決したいのか」という目的を明確にすることが重要です。漠然と「業務効率化のため」ではなく、具体的な課題や目標を設定しましょう。

例えば、「会議の準備時間を短縮する」「プロジェクト情報の共有を円滑にする」「社内ナレッジを一元管理する」など、具体的な目的を定めることで、Notionの活用方針も明確になります。

ノースサンドの調査によれば、Notion導入時に最も重要なことは「目的と手段の明確化」です。Notionは非常に多機能なツールであり、できることが多すぎるため、明確な目的なしでの導入は混乱を招く可能性があります。

2. 使いやすさと学習サポートの充実

Notionの活用率を高めるためには、ユーザーが簡単に使いこなせる環境を整えることが不可欠です。初心者でも直感的に操作できるテンプレートの用意や、定期的な勉強会の開催などが効果的です。

特に導入初期は、「Notion Champion」と呼ばれる社内の推進役を設けて、困ったときにすぐに相談できる体制を作ることが重要です。また、基本的な使い方をまとめたマニュアルや、よくある質問集（FAQ）なども用意しておくと良いでしょう。

実際、Sansanでは2025年1月に「AIファースト」を全社方針として発表し、AI活用のオンボーディングチームを設置。Notionおよび「Notion AI」に関する全社向けレクチャーや定期的な勉強会を実施した結果、生成AIの業務活用率は99％に達し、82%が「ほぼ毎日」活用するという成果を上げています。

3. 継続的な運用・改善の仕組み構築

Notionを長期的に活用していくためには、継続的な運用・改善の仕組みが必要です。定期的なレビューや更新ルールの設定、フィードバックの収集など、PDCAサイクルを回す体制を整えましょう。

例えば、月に一度の「Notionデイ」を設けて、全員でワークスペースの整理や情報の更新を行うといった取り組みも効果的です。また、利用状況や効果を可視化することで、改善点を見つけやすくなります。

BaseTreeNotionが提供する「Notion運用支援」サービスでは、バージョンアップ支援、改善・最適化、スキル・ノウハウ共有という3つの柱で、Notionの継続的な活用をサポートしています。

成功事例に学ぶ！Notionの活用率を高めた企業の取り組み

実際にNotionの活用に成功している企業の事例から、具体的な施策やアプローチを学んでみましょう。

コクヨ株式会社　情報共有による生産性向上

コクヨ株式会社では、円滑な情報共有によるチーム間のコミュニケーション強化を課題として抱えていました。Google Workspace上で多彩なドキュメントがさまざまなフォーマットで管理されていたため、検索性が低く、必要な情報にたどり着くのに時間がかかっていたのです。

この課題を解決するために、コクヨはNotionを導入。その決め手となったのは、誰もが直感的に扱える、分かりやすく使いやすい操作性でした。

導入後は、スムーズな情報共有によって生産性の向上やプロジェクト管理の効率化など、さまざまな業務で成果を上げています。特に、ナレッジ共有からプロジェクト管理まで、多くの部門でNotionの活用が拡大しています。

Sansan株式会社　生成AI活用による業務効率化

Sansan株式会社では、2025年1月に生成AIを業務の中核に据える「AIファースト」を全社方針として掲げ、AI活用の特別オンボーディングチームを設置しました。

全社に導入しているコラボレーションソフトウェア「Notion」および「Notion AI」に関する全社向けのレクチャーのほか、「ChatGPT」や「Gemini」に関する定期的な勉強会や、部門ごとの活用支援の仕組みを整備。これにあわせて、生成AI活用に関する社内ガイドラインの制定や、情報セキュリティ研修の拡充も実施しました。

この結果、生成AIの業務活用率は99％に達し、82%が「ほぼ毎日」活用と回答。さらに98%が「仕事の質が向上した」、71%が「1日あたり30分以上の時短を実感」と実感するなど、短期間で高い業務効果が表れています。

機械メーカー　社内浸透のための工夫

社員数300名規模の機械メーカーでは、Notionの導入後、複数部署での活用事例づくりやマニュアル作成、専用窓口の相談を行っていたものの、なかなか社内に浸透しない状況に悩んでいました。

この「好奇心の壁」を乗り越えるため、全員が参加するTeamsチャンネルでの情報発信を開始。Notionに触れる機会を増やし、アップデート情報や受賞情報を発信したほか、誰もが使うマニュアルをNotion上で整備し、業務効率化事例の発信も行いました。

これらの取り組みにより、Notionに対する社員の興味関心が高まり、徐々に活用が広がっていきました。

Notion活用率向上のための実践ステップ

Notionの活用率を高めるための具体的なステップを見ていきましょう。これらのステップを順に実行することで、Notionの放置問題を解決し、組織全体での活用を促進することができます。

ステップ1　現状分析と目標設定

まずは現在の組織の状況を分析し、Notionで解決したい課題や達成したい目標を明確にします。

例えば、「会議の準備と記録に毎回2時間かかっている」「プロジェクト情報が散在していて共有が難しい」「重要なナレッジが属人化している」といった具体的な課題を洗い出しましょう。

そして、「会議準備時間を半分に削減する」「プロジェクト情報を一元管理し、誰でもアクセスできるようにする」「ナレッジを体系化し、検索可能にする」といった具体的な目標を設定します。

ステップ2：推進体制の構築

Notionの活用を推進するためのチームや担当者を決めます。理想的には、各部門から代表者を選出し、横断的なチームを作ることが効果的です。

推進チームの役割は、Notionの設計や運用ルールの策定、社内への啓蒙活動、トレーニングの実施、問い合わせ対応など多岐にわたります。特に導入初期は、手厚いサポート体制が重要です。

ノースサンドの調査によれば、Notion導入後の理想的な状態は「2:6:2の法則」に基づく状態だといいます。上位20%がNotionマスター（仕組みを作る人）、中間60%がNotionを使える人（Notionを利用する人）、下位20%がNotionが使えない人（Notionを見るだけの人）という比率です。

ステップ3：基本設計とテンプレート作成

Notionのワークスペースの基本設計を行い、よく使う機能やページのテンプレートを作成します。初心者でも使いやすいシンプルな構造を心がけましょう。

例えば、トップページには重要なリンクや最新情報をまとめ、各部門やプロジェクトごとにセクションを分けるなど、直感的に操作できる設計が望ましいです。また、会議議事録、プロジェクト計画書、週報など、頻繁に使うドキュメントのテンプレートを用意しておくと便利です。

テンプレートを作成する際は、実際のユーザーの意見を取り入れながら、使いやすさを重視しましょう。

ステップ4：段階的な導入と教育

一度にすべての機能や部門に導入するのではなく、段階的に範囲を広げていくアプローチが効果的です。まずは一部の部門や機能から始め、成功事例を作ってから横展開していきましょう。

導入の各段階で、適切な教育やトレーニングを実施することが重要です。基本的な操作方法から応用的な使い方まで、レベルに応じた教育プログラムを用意しましょう。

例えば、ハンズオン形式のワークショップや、オンデマンドの動画マニュアル、定期的なQ&Aセッションなど、様々な学習機会を提供することで、ユーザーのスキルアップを支援します。

ステップ5：継続的な運用と改善

Notionの活用を継続的に促進するためには、定期的なレビューと改善のサイクルを回すことが重要です。

利用状況や効果を定期的に測定し、問題点や改善点を洗い出しましょう。ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、ワークスペースの設計や運用ルールに反映させていきます。

また、定期的なメンテナンスや情報の更新も重要です。古い情報を整理し、新しい情報を追加することで、Notionの価値を維持・向上させましょう。

BaseTreeNotionの「Notion運用支援」サービスでは、半年ごとに構造の見直しを行い、未使用ページ・機能の整理を行うことで、ワークスペースの肥大化を防ぎ、効率的な運用を実現しています。

Notion運用を継続的に支援するサービスの活用

Notionの導入後も継続的に活用率を高めていくためには、専門的なサポートを受けることも有効な選択肢です。ここでは、Notion運用を支援するサービスについて見ていきましょう。

BaseTreeの「Notion運用支援」サービス

BaseTreeNotionは、Notionの導入・構築支援後も継続的な運用サポートを提供するサービスです。2025年6月現在、このサービスは「Notion運用支援」として提供されており、Notionワークスペースの最適化や新機能の導入支援、活用ノウハウの共有などを通じて、企業や組織がNotionを最大限に活用できるよう支援しています。

具体的なサポート内容は以下の3つの柱で構成されています。

1. バージョンアップ支援

Notionは日々進化しており、新機能が次々と追加されています。しかし、忙しい業務の中でこれらの新機能をキャッチアップし、自社の環境に適用していくのは容易ではありません。

BaseTreeNotionのバージョンアップ支援では、以下のようなサポートを提供しています。

• 新機能の学習、導入・活用支援
• アップデート情報の共有
• 新機能のテスト導入相談

常に最新のNotionの機能を活用し、業務効率を最大化することができます。

2. 改善・最適化

Notionを長期間使用していると、ワークスペースが肥大化し、整理されていない状態になりがちです。これにより検索性が低下し、必要な情報にアクセスしづらくなるという問題が発生します。

改善・最適化サポートでは、以下のような取り組みを行います。

• 利用状況を評価し、ワークスペースを最適化
• 半年ごとに構造の見直しを実施
• 未使用ページ・機能の整理

定期的なメンテナンスにより、Notionワークスペースを常に整理された状態に保ち、使いやすさを維持することができます。

3. スキル・ノウハウ共有

Notionの真価を発揮するためには、ユーザーのスキルアップが不可欠です。また、他社の成功事例や活用ノウハウを取り入れることで、自社での活用の幅を広げることができます。

スキル・ノウハウ共有サポートでは、以下のような支援を行います。

• 経験やアイデアをNotionに反映
• 業務改善アイデア収集＆共有
• 活用術やコツのドキュメント化支援

組織全体のNotionスキルを向上させ、より高度な活用を実現することができます。

Notion運用支援のメリット

BaseTreeNotionの「Notion運用支援」サービスを利用することで、忙しい中でも「導入したけどその後放置してる」を避けるためのメリットがあります。

• 業務改善につながるアイデア創出の促進
• Notionの最新機能を常に活用できる環境の維持
• ワークスペースの肥大化を防ぎ、効率的な運用の実現
• チーム全体のNotionスキル向上への貢献

Notionの導入効果を最大化し、持続的な業務改善を実現できます。

Notion活用率を高めるための5つの実践テクニック

最後に、Notionの活用率を高めるための具体的なテクニックを5つご紹介します。これらのテクニックを実践することで、ユーザーの利用意欲を高め、Notionの定着を促進することができるでしょう。

テクニック1：日常業務との融合

Notionを特別なツールではなく、日常業務の一部として位置づけることが重要です。例えば、会議の議事録は必ずNotionに記録する、週報はNotionのテンプレートを使って提出するなど、業務フローにNotionを組み込みましょう。

実際に、maki氏のnote記事によれば、Notionカレンダーを導入したことで、「作業開始のトリガーになる」という効果があったといいます。Notionカレンダーに登録したNotionページに議事録を書くというワークフローを確立したことで、「議事録を読み返す時って『あの日のMTGで上司が言ったことなんだっけ』と、日時ベースで思い返すことが多いので、カレンダーから探しに行く方が早くて確実」という効果が得られたそうです。

このように、ユーザーの自然な行動パターンに合わせてNotionを組み込むことで、利用の習慣化を促進することができます。

テクニック2：ビジュアル要素の活用

Notionは文字だけでなく、アイコンや画像、色分けなどのビジュアル要素を豊富に活用できます。視覚的に魅力的なワークスペースは、ユーザーの利用意欲を高める効果があります。

例えば、各セクションに分かりやすいアイコンを設定する、重要な情報は色付きのブロックで強調する、関連する画像やチャートを挿入するなど、視覚的な工夫を凝らしましょう。

また、ダッシュボード形式のトップページを作成し、よく使う機能や最新情報に一目でアクセスできるようにすることも効果的です。

テクニック3：成功事例の共有と表彰

Notionを効果的に活用している事例を社内で共有し、称賛することで、他のユーザーのモチベーションを高めることができます。

例えば、「Notion活用賞」のような表彰制度を設けたり、月に一度の「Notionショーケース」で優れた活用事例を紹介したりするなど、ポジティブなフィードバックの機会を作りましょう。

レブコムでは、営業部門だけでなく、カスタマーサクセス部門・アライアンス部門でもNotionが活用されており、各部門でナレッジ共有会の時間を設けることで知識の平準化が行われているそうです。このように、部門を超えた成功事例の共有が、全社的な活用促進につながります。

テクニック4：ゲーミフィケーションの導入

ゲーミフィケーションとはゲームのように捉えたり、取り組むこと。
ゲーム的な要素を取り入れることで、Notionの利用を楽しく、魅力的なものにすることができます。

例えば、Notionの活用度に応じたポイント制度を導入し、一定のポイントを貯めるとインセンティブが得られるようにしたり、チーム対抗でNotionの活用コンテストを開催したりするなど、遊び心のある仕掛けを作りましょう。

また、「Notionマスター」のような称号を設け、スキルレベルに応じた認定制度を設けることも、ユーザーの学習意欲を高める効果があります。

テクニック5：定期的なフィードバックと改善

ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、継続的に改善していくことが重要です。

例えば、月に一度の「Notion改善会議」を開催し、ユーザーの声を直接聞く機会を設けたり、オンラインでのアンケートを実施したりして、ユーザーの不満や要望を把握しましょう。

そして、寄せられたフィードバックに基づいて、ワークスペースの設計や運用ルールを改善していくことで、より使いやすく、価値のあるNotionへと進化させていくことができます。

BaseTreeNotionの運用支援サービスでは、半年ごとに構造の見直しを行うことで、常に最適な状態を維持する取り組みを行っています。このような定期的なメンテナンスが、長期的な活用につながるのです。

まとめ　Notionの真価を引き出す継続的な取り組み

Notionは非常に強力で柔軟性の高いツールですが、導入しただけでは十分な効果を発揮できません。活用率を高め、その真価を引き出すためには、計画的かつ継続的な取り組みが必要です。

本記事では、Notion導入後の放置問題の実態から、活用率を高めるための重要ポイント、成功事例、実践ステップ、運用支援サービス、そして具体的なテクニックまで、幅広く解説してきました。

これらの知見を活かし、自社の状況に合わせた活用促進策を実施することで、Notionを単なるツールではなく、組織の業務基盤として定着させることができるでしょう。

特に重要なのは、明確な目的設定、使いやすさの追求、継続的な運用・改善の仕組み構築という3つのポイントです。これらを押さえることで、Notionの活用率を高め、業務効率化やナレッジ管理の改善といった効果を最大化することができます。

また、BaseTreeNotionの「Notion運用支援」サービスのような専門的なサポートを活用することで、より効果的かつ持続的なNotion活用を実現することができます。バージョンアップ支援、改善・最適化、スキル・ノウハウ共有といった包括的なサポートにより、Notionの真価を引き出し、組織の業務改善につなげることが可能です。

Notionの導入はゴールではなく、スタート地点に過ぎません。継続的な取り組みを通じて、Notionを組織の中に根付かせ、その真価を最大限に引き出していきましょう。

より詳しい情報や具体的なサポートについては、Notion運用支援のページをご覧ください。専門家のサポートを受けることで、Notionの活用をさらに加速させることができるでしょう。