Notion運用の属人化とは？その危険性と影響

Notionを導入したものの、特定の担当者しか使いこなせていない…

多くの企業がNotionを導入して業務効率化に取り組む中、運用が特定の担当者に依存する「属人化」という問題に直面しています。
属人化が進むとせっかく導入したNotionの価値が十分に発揮されず、組織全体の生産性向上という本来の目的が達成できなくなってしまいます。

この記事ではNotion運用の属人化がもたらす具体的な問題点と、それを防ぐための5つの効果的な対策を紹介します。
実践例も交えながら解説するので、Notionをより効果的に活用したいと考えている方は、ぜひお読みください。

Notion運用の属人化とは

Notion運用の属人化とは、Notionの運用や管理が特定の担当者にのみ依存している状態を指します。
具体的にはワークスペースの構造設計やページ作成、データベース管理などの重要な業務、Notionへのデータ入力や修正変更などを限られた人だけが行える状況です。

属人化が進むと担当者不在時には更新や改善ができなくなり、Notionの柔軟性や拡張性というメリットを十分に活かせなくなってしまいます。
多くの企業がNotionの導入時に「特定の詳しい人」に任せきりにしてしまうことで、知らず知らずのうちに属人化を進行させてしまっているのです。

DXの推進やリモートワークの定着により情報共有ツールとしてのNotionの重要性はますます高まっています。
だからこそ属人化を防ぎ、組織全体でNotionを活用できる環境づくりが求められているのです。

属人化がもたらす5つの危険性

Notion運用の属人化は一見すると「詳しい人に任せられて効率的」と思えるかもしれません。
しかし実際には以下のような深刻なリスクを孕んでいます。

• 業務の停滞リスク：担当者不在の際に更新や問題解決ができず業務が止まる
• 知識・ノウハウの偏在：情報やベストプラクティスが組織内で共有されない
• 拡張性の制限：新機能や改善アイデアが特定の人の判断のみで決まる
• 担当者の負担増大：すべての管理・運用タスクが特定の人に集中する
• 人材流出時の致命的影響：担当者の退職や異動で運用ノウハウが失われる

特に最後の「人材流出時の影響」は2025年問題とも関連して多くの企業が直面している課題です。
少子高齢化による労働人口の減少は特定の担当者への依存リスクをさらに高めています。

「特定の詳しい人への集中」、つまり属人化を防ぐためには、計画的に属人化を解消し組織全体でNotionを活用できる環境を整えることが重要です。

Notion運用の属人化を防ぐ5つの効果的な対策

Notionの属人化問題を解決するには組織的に取り組むことが必要です。

実際に多くの企業で効果を発揮している5つの具体的な対策を紹介します。
すでにNotionを導入している組織でも、これから本格的に活用しようとしている組織でも、応用可能なものばかりです。
それぞれの対策について、実践のポイントと成功事例を交えながら詳しく解説していきます。

1. 運用ルールとガイドラインの明確化

属人化を防ぐ第一歩は、誰もが理解できる明確なルールとガイドラインを作成することです。
特定の担当者だけが「正しいやり方」を知っている状態を解消します。

具体的には、以下のような内容を含めると効果的です。

• ページ作成のルール：テンプレートの使い方、ページやデータベースの命名規則、配置場所など
• データベース管理の基準：プロパティの設定方法、関連付けのルール、アイコンやカラーのルールなど
• 権限設定の方針：編集権限の付与基準、共有の範囲など
• 更新頻度と責任者：各セクションの更新タイミングと担当者
• トラブル対応フロー：問題発生時の連絡先と対応手順

ある企業では、Notionのチームスペースの「ホーム」ページに、「Notionの使い方ガイド」セクションを設置し新しく入社した社員でも迷わず使えるようにしました。
特に効果的だったのは「目安箱（よくある質問と回答）データベース」の設置でした。
運用担当者への問い合わせが約40%減少したそうです。

ガイドラインは一度作って終わりではなく、定期的に見直して更新することが大切です。
Notionの機能は日々進化しているため、最新の機能や使い方を反映させることでガイドラインの有用性を維持できます。

2. 複数担当者によるチーム運用体制の構築

属人化を根本的に解決するには複数の担当者でNotionを運用する体制を構築することが効果的です。
一人に依存するのではなくチームで責任や工数を分散させることでリスクを大幅に軽減できます。

チーム運用体制を構築する際のポイントは以下の通りです。

• 役割の明確化：管理者、編集者、閲覧者など役割ごとの責任範囲を定義
• バックアップ担当の設定：主担当が不在の場合の代行者を決めておく
• 定期的な引継ぎ・共有会：月に1回程度、運用状況や課題を共有する場を設ける
• 権限の適切な分散：セクションごとに責任者を分けて負担を分散
• チーム内でのスキル平準化：定期的な勉強会やトレーニングの実施

ある企業では部署ごとに「Notionチャンピオン」と呼ばれる担当者を選出し、全社的なNotionの運用チームを結成。
月に一度のチャンピオン会議で各部署の活用状況を共有し、良い事例を横展開することで、組織全体のNotion活用レベルが向上したという事例があります。

最初は全員が同じレベルである必要はありません。
重要なのは徐々にスキルを共有し、特定の人だけが「特別な知識」を持つ状態を解消していくことです。

どうですか？複数人での運用体制、意外と簡単に始められそうじゃありませんか？

チーム利用において、Notionにとても詳しい「プロ」になる必要はないのです。
一人ではなく携わる全員で。
段階的に、着実に「使える」ように更新や修正をしていけば良いのです。
「使える人」を徐々に増やしていけば良いのです。

3. 定期的なトレーニングと知識共有の場の設定

Notionの属人化を防ぐには、継続的な学習と知識共有の文化を育むことが欠かせません。
定期的なトレーニングや勉強会を通じて組織全体のNotionスキルを底上げしていきましょう。

効果的なトレーニングと知識共有の方法には以下のようなものがあります。

• 定期的なハンズオンセッション：実際にNotionを操作しながら学ぶ実践型の勉強会
• ユースケース共有会：部署ごとの活用事例を発表し合う場
• Notion Tipsの定期配信：便利な機能や使い方のコツを定期的に共有
• 新機能のデモンストレーション：アップデートがあった際に新機能の活用法を紹介
• Q&Aセッション：疑問や困りごとを気軽に質問できる場の設定

ある企業では毎月1回「Notion day」という30分間のミニセッションを開催しています。
各回でテーマを決め、データベースの活用法やオートメーション機能の設定方法など、実践的なスキルを共有しています。
参加は任意ですが、録画を後から視聴できるようにすることで、忙しいメンバーも自分のペースで学べる環境を整えています。

あるクライアント企業でNotionの勉強会を実施した際、最初は「難しそう」と尻込みしていた方々も、基本的な使い方を学ぶうちに「思ったより簡単だった」と前向きな反応に変わっていったのを覚えています。

トレーニングを行う際は一方的な説明ではなく、参加者が実際に手を動かせる内容にすることがポイントです。
実践を通じて学ぶことで、理解が深まり、実務での活用にもつながりやすくなります。
体系的な学習も重要ですが、習うより慣れろの精神も同じくらい重要です。

Notion運用の標準化と効率化を実現する方法

属人化を防ぐためには、個人の裁量に依存しない標準化された運用方法を確立することが重要です。

Notionの運用を効率的に標準化するための具体的な方法を紹介します。
この方法を取り入れることで誰が担当しても一定の品質とスピードでNotionを運用できる環境を整えることができます。

4. テンプレートとデータベースの標準化

Notionの大きな強みの一つは、テンプレートやデータベースを活用して情報の構造化ができること。
この「構造化」を標準化することで、誰でも同じ品質でページやデータベースを作成できるようになります。

テンプレートとデータベースの標準化のポイントは以下の通りです。

• 共通テンプレートの作成：会議議事録、プロジェクト計画書、週報など頻繁に使うページのテンプレート化
• データベース構造の統一：プロパティの命名規則や型の統一、リレーションの設計方針の標準化
• ビューの標準セット：よく使うフィルターやソート条件をビューとして保存し共有
• テンプレートギャラリーの整備：社内で使えるテンプレート集を作成し、いつでも参照できるようにする
• 命名規則の統一：ページ名やデータベース名の付け方にルールを設ける

ある企業では、顧客情報管理のためのデータベースを標準化し、全支店で同じ構造のデータベースを使用しました。
顧客ID、所在地、TEL、顧客側の担当者情報、自社の担当者などのプロパティを統一し、リレーション（データベースAとデータベースBのリンク設定）の設計も標準化することで、支店間でのデータ連携がスムーズになりました。

標準化を進める際は現場の意見を取り入れながら進めることが大切です。
トップダウンで一方的に決めるのではなく、実際に使う人たちの声を反映させることで、より使いやすい標準が作れます。

標準化したテンプレートやデータベースは、定期的に見直して改善することも重要です。
業務の変化や新しいニーズに合わせて柔軟に更新していくことで、長期的に活用できる標準となります。

5. 定期的な運用状況の評価と改善サイクルの確立

Notionの運用を持続的に改善し属人化を防ぐには、定期的な評価と改善のサイクルを確立することが重要です。
現状を客観的に評価し、継続的に改善していくことで、より効率的で透明性の高い運用が実現できます。

効果的な評価と改善サイクルを確立するポイントは以下の通りです。

• 定期的な運用レビュー：四半期ごとなど定期的にNotionの活用状況を評価
• 利用状況の可視化：アクセス頻度や更新状況などの指標を設定して追跡
• ユーザーフィードバックの収集：定期的なアンケートや意見交換会の実施
• 未使用ページ・機能の整理：半年に一度など定期的に不要になったコンテンツを整理
• 改善計画の策定と実行：評価結果に基づいた具体的な改善アクションの実施

あるチームでは四半期ごとに「Notion健康診断」と称したレビューを実施しています。
使用頻度の低いページの特定、複雑化したデータベースの見直し、新しいニーズの収集などを行い、次の四半期の改善計画を立てます。
この客観的評価と継続的な改善姿勢によって、Notionワークスペースが肥大化することなく、常に最適な状態を維持できているそうです。

運用状況の評価には、定量的な指標と定性的な指標の両方を活用することが有効です。
例えば、アクセス数やページ作成数などの数値データだけでなく、ユーザーの満足度や使いやすさに関するフィードバックも収集しましょう。

私が支援したある組織では、Notionの活用度を「成熟度レベル」として3段階で評価し、各部署の現状と目標レベルを可視化しました。
改善が必要な領域が明確になり、効果的な支援策を講じることができました。

定期的な振り返りと改善のサイクルを回すことが、Notionの価値を最大限に引き出す上で重要です。

Notion運用支援サービスの活用

ここまで自社内でできる属人化対策を紹介してきましたが、社内リソースだけでは対応が難しい場合もあります。

そんなときは外部の専門家によるNotion運用支援サービスを活用することで、効率的に属人化を解消し、Notionの価値を最大化することができます。
外部の専門家によるNotion運用支援の具体的なメリットと活用方法について解説します。

Notion運用支援サービスのメリット

• 専門的な知見の活用：Notionのプロフェッショナルによる最適な設計と運用アドバイス
• 客観的な視点：社内の慣習にとらわれない新しい視点からの改善提案
• 最新情報のキャッチアップ：Notionの新機能や活用トレンドに関する情報提供
• トレーニングの効率化：体系的な教育プログラムによる社内スキルの底上げ
• 継続的なサポート：定期的な運用状況のレビューと改善提案

BaseTreeでは、Notionの導入・構築支援後も継続的な運用サポートを提供しています。
ワークスペースの最適化や新機能の導入支援、活用ノウハウの共有などを通じて、企業や組織がNotionを最大限に活用できるよう支援します。

外部の手を借りることで社内だけでは気づきにくい改善点や最新のベストプラクティスを取り入れることができ、Notion運用の属人化を効果的に防ぐことができます。

製造業A社のNotion運用改革例

製造業のA社では部署ごとに異なる方法でNotionを使用しており、情報の連携がスムーズにいかないという課題を抱えていました。
Notionに詳しい社員が限られており運用の属人化も進んでいました。

そこでBaseTreeNotionの運用支援サービスを活用し以下の改革を実施しました。

• 全社的な運用ガイドラインの策定：部署間で統一したルールを設定
• コアメンバーへの集中トレーニング：各部署から選出したメンバーに対する詳細な研修
• テンプレートライブラリの整備：よく使うページのテンプレート化と共有
• 四半期ごとのレビュー体制の確立：定期的な運用状況の評価と改善
• 新機能の導入支援：Notionのアップデートに合わせた新機能の活用方法の提案

取り組みの結果、半年後には各部署でNotionを使いこなせるメンバーが増え、属人化の問題が大幅に改善されました。
部署間の情報連携がスムーズになり、プロジェクト進行のスピードが向上したという成果も得られています。

「最初は外部のコンサルタントに頼ることに抵抗がありましたが、専門家の視点から客観的にアドバイスをもらえたことで、社内だけでは気づけなかった改善点が多く見つかりました。今では各部署にNotionのエキスパートが育ち、持続可能な運用ができています」というお声をいただきました。

外部の専門家によるサポートを受けることでNotion運用の属人化を解消し、組織全体での活用レベルを引き上げることができます。

まとめ　Notion運用の属人化を防ぎ、組織の力を最大化するために

Notionは非常に柔軟で強力なツールですが、その運用が特定の担当者に依存する「属人化」が進むと、本来の価値を十分に発揮できなくなってしまいます。

この記事では、Notion運用の属人化を防ぐための5つの効果的な対策を紹介しました。

1. 運用ルールとガイドラインの明確化：誰もが理解できる明確なルールを作成する
2. 複数担当者によるチーム運用体制の構築：責任を分散し、リスクを軽減する
3. 定期的なトレーニングと知識共有の場の設定：組織全体のスキルを底上げする
4. テンプレートとデータベースの標準化：誰でも同じ品質で作業できる環境を整える
5. 定期的な運用状況の評価と改善サイクルの確立：継続的に運用を最適化する

課題に合わせて適切な対策を組み合わせ実施することで、特定の担当者に依存しない持続可能なNotion運用が実現できます。
必要に応じて外部の専門家によるNotion運用支援サービスを活用することも属人化解消の方法の一つです。

Notionの真の価値は組織全体で情報を共有し協働することで発揮されます。
属人化を防ぎ誰もが使いこなせる環境を整えることで、Notionを組織の強力な基盤として最大限に活用しましょう。

あなたの組織のNotion運用に課題を感じていたり、さらなる最適化を目指したりしている場合は、Notionの運用支援サービスを検討されてはいかがでしょうか。
導入・構築で終わらず、継続的な改善と活用を通じて、Notionを組織の業務基盤として定着させ最大限に活用できる体制をサポートします。

詳細はNotion運用支援をご覧ください。