Notionとは？プラン（料金）、ワークスペース、ブロック、データベース…組織で使うポイント

Notionとは何か？
「オールインワンワークスペース」の本質

情報が溢れる現代、組織で情報を適切に管理できていますか？

Notionはアメリカ・サンフランシスコ発の多機能クラウドツールです。

「All-in-one workspace（オールインワンワークスペース）」として設計され、メモ作成、タスク管理、プロジェクト管理、議事録作成、予算管理、スケジュール管理など、従来は複数のツールで行っていた作業を一つに集約できます。

2022年11月に日本語版が正式リリースされ、国内企業での導入が加速しています。

最大の特徴は圧倒的な柔軟性とカスタマイズ性です。

直感的でシンプルなデザインでありながら、個人の使い方からチーム全体の業務フローまで、あらゆるニーズに対応できる拡張性を備えています。

クラウド上に情報が保存されるため、PC、スマートフォン、タブレットなど複数の端末からアクセスでき、場所を選ばず作業できます。

Notionで何ができるのか？
具体的な活用シーン

Notionは「情報の集約場所」「メイン保管場所」として機能します。

具体的には、ドキュメント作成、データベース管理、タスク管理、プロジェクト管理、議事録作成、ナレッジベース構築、予算管理、スケジュール管理など、業務で必要となるほぼすべての機能を一つのプラットフォームで実現できます。

従来は別々のツールで管理していた情報を統合して検索可能にし、一元管理で更新性を高めることで、情報のサイロ化（個々が別々のデータを持っていたり、保管場所が分からなかったり）を防ぎます。

個人なら、note記事の管理、日記や雑記の記録、旅行計画や持ち物リスト、SNSのスクリーンショット保存、ハッシュタグリスト、読書記録、お気に入りのカフェやショップリスト、家計簿など。

組織ならアカウント管理、契約書管理、仕事のアイデアメモなど、活用例は多岐にわたります。

記録したいものが増えれば、新たにページを追加してどんどん拡張していけるのが強みです。

サイバーエージェント、SmartNews、SUNTORYなどの大手企業も導入しており、企業規模を問わず活用されています。

全社的なドキュメント管理システム、ナレッジマネジメント基盤、厳格な規制やコンプライアンス要件が求められるプロジェクト管理、大規模開発チームにおける仕様書の管理やロードマップの共有、グローバル企業の拠点間での情報共有プラットフォームなども対応可能です。

Notionのプラン（料金）を比較

Notionには主に4つの料金プランがあります。

• フリープラン（無料）
• プラスプラン（年払い1,650円/月、月払い2,000円/月）
• ビジネスプラン（年払い3,150円/月、月払い3,800円/月）
• エンタープライズプラン（要問い合わせ）

料金は利用するメンバーの人数に応じて月額で発生するサブスクリプション形式です。
例えば、プラスプランを2名で利用する場合、年払いで月額3,300円（1,650円×2名）となります。

個人利用ならフリープランで十分

個人で使う分には、フリープランで基本的な機能はすべて利用できます。
ページ作成、編集機能は有料版と変わりません。

ただし、個人利用とチーム利用では制限が異なります。
個人利用ではブロック数に制限がありませんが、チーム利用の場合は1000ブロックまでという制限があります。

大きいサイズのファイルをアップロードしたい、ワークスペースをPDFで出力したい、外部データベース（GitHubなど）と連携したい場合は、プラスプランを検討してください。

数名程度の小規模チームはプラスプラン

数名程度の小規模チームには、プラスプランが最適です。

フリープランのチーム利用では1000ブロックまでしか使えませんが、プラスプランではブロック数の制限がなくなります。
また、ファイルサイズの上限が5MBから5GBに拡大され、招待できるゲスト人数も10名から100名に増加します。

ページ履歴も7日間から30日間に延長され、外部データベースとの同期も無制限に利用可能になります。

20名以上の中規模組織はビジネスプラン

20名を超えるような大規模チームや、中規模以上の組織には、ビジネスプランまたはエンタープライズプランがおすすめです。

ビジネスプランでは、ページ履歴が90日間に延長され、招待できる外部ユーザーが250名まで増加します。
ページ閲覧や編集を誰が行ったかなどのアナリティクス情報を詳細に確認でき、Notion AIの利用回数制限もなくなります。
エンタープライズサーチやコネクターといった高度な機能も利用可能になります。

大企業はエンタープライズプラン

厳重な管理が必要な大企業には、エンタープライズプランが最適です。

監査ログの管理、詳細な権限管理、ページ履歴を無期限で残す機能、より高度なセキュリティ管理（SAML SSO、SCIM）が利用できます。

100アカウント以上の契約で専任のサクセスマネージャーを付けることも可能です。

金融業界や公共分野など、厳格な情報管理が必要な組織に最適です。

学生・教育機関向け特別プラン

教育機関が発行したメールアドレス（ドメインに「ac.jp」が入っているもの）をお持ちの方は、プラスプランと同等の機能を無料で使うことができます。
高機能を無料で使える、学生や教育関係者にとっては大きなメリットです。

Notionのアカウント開設方法を5ステップで解説

Notionを始めるには、まずアカウントを作成します。
アカウント作成は5つのステップで完了します。

• Notionの公式サイトを開き、「Notionを無料で入手」をクリック
• ログイン方法を決める
  ログイン方法はメールアドレス、Googleアカウント、Appleアカウント、SAMLの4つから選択でき、ここではメールアドレスでの登録を例に説明します
• 登録したメールアドレスにサインアップコードが送られてくるので、それをコピーして貼り付ける
• Notionで表示する名前とログインパスワードを決める
• Notionの用途を「チームで利用」「個人で利用」「学業・教育機関での利用」の3つから選択

用途を選択して「続ける」をクリックすると、Notionのワークスペースが表示されます。

新規のワークスペースでは、初心者向けにいくつかテンプレートがデフォルトで設定されています。
そのまま利用しても良いですし、削除して自分で0から構築することも可能です。
「使ってみる」のテンプレートは初心者向けガイドとして基礎を学べるので、読んでおくことをおすすめします。

ワークスペースの構造と使い方

ワークスペースは、文字通りNotionにおける「作業場所」を指します。

ワークスペースは左側のサイドバーと右側のエディターに分かれています。
左側のサイドバーはナビゲーションの役割を果たし、作成したページやデータベースのタイトルが表示されます。
クリックすると右側のエディターにそのページやデータベースが表示される仕組みです。

サイドバーの3つのセクション

プランや使い方によって、サイドバーに3つのセクションが表示されます。

• ワークスペースのメンバーが使うことができる「チームスペース」
• 共有した特定の人（たち）だけが使える「シェア」
• 個人（自分だけ）が使用する「プライベート」

複数の人たちが使う「チームスペース」と「シェア」、個人が使う「プライベート」という理解で十分です。

ホーム画面のカスタマイズ

ホーム画面は、よく参照するページへのリンクや、Todoデータベースを抜粋表示するなど、用途にあわせて設定できます。

サイドバーやページ内のリンクを辿ってアクセスもできますが、毎日のことだと面倒くさくなってきますよね。シンプルが一番です。すぐにアクセスできて、本当に必要な情報がすぐ取得できるよう、自分好みに設計しましょう。

ページとブロックの基本概念

Notionの基本単位は「ページ」と「ブロック」です。

ページは情報を格納する器であり、ページ内にページを、さらにその中にページを追加できます。
この階層構造によって、情報を論理的に整理できます。

ブロックは、ページを構成する最小単位です。
テキスト、画像、動画、表、データベースなど、あらゆるコンテンツがブロックとして扱われます。

ブロックの種類と使い分け

Notionでは、箇条書きや画像、埋め込み、式など、様々な種類のコンテンツブロックを追加できます。

基本テキスト、ページ、ToDoリスト、見出し1〜3、テーブル、箇条書きリスト、番号付きリスト、トグルリスト、引用、区切り線、ページリンク、コールアウトなど、多彩なブロックタイプが用意されています。

ブロックは3つのツールで操作します。

データベースの本質と活用法

Notionのデータベースは、情報を整理し管理する強力な機能です。
データベースは「ページが集合したもの」と考えてください。

一見するとテーブルやExcelの表のように見えますが、データベースの一つ一つの行はページとなっており、通常のNotionページと同じように様々なコンテンツを配置できます。
この点が、他のツールのテーブルや表とは大きく異なります。

プロパティで属性を付与する

データベースにはプロパティという属性を設定して、ページごとに値を付与できます。

例えば議事録のデータベースであれば、日付、チーム名、会議の種類、参加者といった列を設け、それぞれの行（ページ）で異なる値を入力されます。これがプロパティです。

プロパティの種類も多種多様なものが用意されており、ユーザーは自由にプロパティを追加・編集できます。

共通化したい情報はプロパティで整理し、共通化しにくい情報についてはページの中に記載するという運用ルールで、どんな情報でも柔軟に整理できるのがデータベースの特長です。

議事録やナレッジをデータベースで管理する場合も、詳細な内容や手順などはページの中に自由形式で記載できます。

ビューで情報を多角的に表示

データベースのもう1つの利点が「ビュー」機能です。

同じデータを、テーブルビュー、ボードビュー、ギャラリービュー、リストビュー、カレンダービュー、タイムラインビューなど、様々な形式で表示できます。

例えばnote記事の管理であれば、ギャラリービューで記事の画像とタイトル一覧を見る、カレンダービューで「いつ・何を」投稿したか確認する、テーブルビューですべてのステータスを確認する、というように、同じデータを扱いながらも目的によって使い分け（表示方法の変更）ができます。

フィルターとソートで情報を絞り込む

データベースでは、フィルター機能を使って特定の条件に合致する情報だけを表示できます。
ソート機能を使って、日付順、アルファベット順、カスタム順など、様々な基準で情報を並べ替えられます。

フィルター機能によって、Notion内の情報が膨大になっても、業務やユーザーに合わせて必要なものを瞬時に取り出せます。

組織でNotionを使うポイントとコツ

Notionを組織で導入する場合、最も重要なのは「自分たちでつくる」こと。

現状の業務プロセスをそのまま移行するだけでは、真の効率化は実現できません。
なぜこの業務を行うのか？何のために行うのか？遂行するためにどんなプロセスが必要か？どんな指標がいるのか？など、各業務の必要性を言語化したり、分解して捉え直し、整理整頓することが重要です。

Notionの「導入支援」を活用するメリット

第三者の視点を入れることで、業務フローやプロセスを客観的に見直せます。
社内の常識を知らない第三者に説明する過程こそ整理整頓であり、導入支援の価値です。

また、「Notion自体の学習コストを下げる」「失敗例を元にしたベストプラクティスを提案してくれる」のも外部を入れるメリット。試行錯誤による時間ロスを削減し、無駄な機能を省き、必要な機能だけを実装することで、投資対効果の高い導入が実現します。

5つのステップでNotion導入を支援

導入だけで終わらず定着まで至るために、BaseTreeでは5つのステップで支援します。

• 現状整理
  現状の情報共有方法や課題をヒアリングし、ムダ、抜け、漏れ、重複などボトルネックを整理
• 構造設計
  何をページ/データベースにするか全体図を作成し、売上向上や業務効率化など、共有課題に合わせワークスペースやページ、権限を設計
• 構築支援
  構築（ページ/データベース作成）を支援し、専任担当者が同席して運用を見据えたアドバイス
• 標準化・簡素化
  構築メンバー以外のわかりやすさ・使いやすさを追求し、入力情報の型作成で入力の精度向上、操作の簡便化で入力数向上を図る
• 運用
  チームに展開後、運用開始から1ヶ月アフターフォローを提供し、業務の中に組み込むことで出た疑問や要望を一緒にカイゼン

Notionは多機能であるが故に何から手をつけていいのか迷いがちです。一方で多くのシステムやツールにありがちな制約が少ないからこそ、Notionにご興味を持たれたのではないでしょうか？

まずはチームや職種を限定する、特定の業務だけに適用して小さく始めてみる、などスモールスタートをおすすめします。

Notionを使いこなせる内部人材の育成が、長期的な業務改善のベースになる

構築代行してしまうのではなく、わざわざお忙しい中時間を割いていただいて「一緒に導入・構築」するのは「自分たちのNotionの仕組みを理解して欲しい」から。

自社で理解できていれば、自社の業務に合わせて柔軟に対応でき、実態に即し、痒い所に手が届く使いやすいシステムになります。だから継続的に使われる基幹システムになると考えます。

BaseTreeは実践的なトレーニングとサポートで社内にNotionエキスパートを育成することで、長期的な運用コスト削減、継続的な業務改善の基盤を築きます。

社内に「Notionなら使える」人材を増やし、システム改善・拡張を内製化し、外部依存度を下げる。
社内のデジタル化と長期的なコスト削減を実現する、現実的なDXだと考えます。

情報のサイロ化を防ぐ

会社の成長や拡大とともに課題になりがちなのが、情報が部門ごとに分断される「サイロ化」。

Notionなら、異なる部門・部署の情報を一元管理できるため、サイロ化や業務の属人化を防ぎながら、検索性や更新性を高め社内に広げます。

全社的なドキュメント管理システム、ナレッジマネジメント基盤として機能し、組織全体の情報循環を促進できます。
これが大手も導入している一因ですね。