現状整理〜運用開始まで
オリジナルNotion構築の伴走支援
Notion導入支援サービス
課題をヒアリングし仕組みの最適な構造を明確化。お客様自身によるNotion構築をBaseTreeが支援します。
自社で構築するから、チームが今使える機能と必要な機能だけ。明日から即使えるオリジナルなNotionが構築できます。
自社で構築しているから、運用する中で発生する追加・変更・修正も内部で完結。運用コストも抑えられます。
1.現状整理
現状の情報共有方法や課題をヒアリング。ムダ、抜け、漏れ、重複などボトルネックを整理。
Notionの方向性や全体像を明確にします。
情報管理方法の調査
情報管理の現状と課題を明確化。
- 期間：1-2週間
- 部門別の情報管理方法の棚卸し
- 情報共有における問題点を洗い出す
組織文化、IT習熟度評価
組織の特性とIT活用レベルを把握する。
- 期間：1-2週間
- 従業員のITスキル調査を実施する
- 部門ごとのツール活用状況確認
Notion構成図作成
課題と対策を明確にする。
- 期間：1-2週間
- 情報の分類や粒度を整理する
- 導入するNotionの全体像を可視化
2.構造設計
何をページ/データベースにするか全体図を作成。
売上向上や業務効率化など、共有いただいた課題に合わせカスタマイズ。
導入計画の策定
組織に適した導入方法を計画する。
- 期間：2週間
- 部門別の導入優先順位を決定する
- 段階的な導入スケジュール作成
メンバー編成
必要な人材と時間の割り当てを行う。
- 期間：1-2週間
- Notion導入チームを編成する
- 部門ごとの担当者を選出する
目標設定
Notion導入の成功指標を定める。
- 期間：1-2週間
- 例)情報アクセス時間の削減目標
- 例)プロジェクト進捗を可視化する
3.構築支援
導入後の定着・浸透には「自分でつくる」「仕組みがわかる」が重要。
お客様による構築（ページ/データベース作成）を支援。
専任担当者が同席し、運用を見据えたアドバイスします。
基本構造の構築
基本構造をNotionで構築する。
- 期間：1-2週間
- 部門別ワークスペース設計
- 全社共通のデータベース構築
業務プロセスの組み込み
ページ、データベースを作り込む。
- 期間：3-4週間
- 例)マニュアル共有システム
- 例)プロジェクト管理システム
試作運用
導入チーム内で試験的に運用する。
- 期間：2週間
- サンプルデータ入力
- 入力・共有・検索をテストする
4.標準化・簡素化
構築メンバー以外のわかりやすさ・使いやすさを追求。
入力情報の型作成で入力の精度向上、操作の簡便化で入力数向上を図ります。
入力情報がどこに作用するのか、フローやプロセスも可視化。
利用状況評価と最適化
利用状況を評価し、改善点を特定する。
- 期間：2-3週間
- 利用頻度の低いページを特定し整理
- 複雑な構造を簡素化
フローとプロセス改善
業務フロー、プロセスに合わせ改善。
- 期間：2-3週間
- 部門ごとの業務テンプレート作成
- Todoリストの自動追加機能作成
視覚的な標準化
一貫したデザインと構造を適用する。
- 期間：1-2週間
- レイアウトガイドライン作成
- 配色やアイコンを標準化する
5.運用
チームに展開後、運用開始から1ヶ月アフターフォロー。
入力項目の追加削除や表示項目修正やページレイアウト変更など。
業務の中に組み込むことで出た疑問や要望を、一緒にカイゼンします。
全社展開
構築システムの全社的な利用を開始。
- 期間：1週間
- 部門ごとの利用開始日を設定する
- 移行チェックリストを作成し実行
連携、運用体制強化
部門間での情報共有と協力を促進。
- 期間：1-2週間
- 部門横断プロジェクトの共有・管理
- 目安箱を設置し改善点を収集
成果測定と共有
「目標」に対する実態を可視化。
- 期間：1-2週間
- 目標達成率を定期的に測定し報告
- 個々の活用事例を文書化・共有する
なぜ導入「支援」なのか？
企業風土や慣習、ITリテラシーの差、個々の特性や特徴、過去の取組や成功/失敗例…
企業の実情を一番よく知っているのは、一緒に働く経営者やメンバーです。
企業の実情に合わせて経営者やメンバー自らNotionを使いこなし導入・構築することが、長期的な活用と継続的な改善に必要不可欠だからです。
持続的な利活用がされて初めて、Notionが「企業の情報資源」になります。
なぜ、導入「支援」が必要なのか？
「本当にうちの会社に必要？」「自分たちで構築した方がいいんじゃないか…」
そう思われたかもしれません。
確かに、Notionは直感的な使いやすいツールで、特別な知識は必要としません。
しかし、今までのやり方や慣習をただただNotion上に踏襲するだけでは、今までの業務を繰り返すだけに過ぎません。
なぜこの業務を行うのか？何のために行うのか？
遂行するためにどんなプロセスが必要か？どんな指標がいるのか？など
各業務の必要性を言語化したり、分解して捉え直し、整理整頓することが重要です。
構築したいNotionのイメージを、私たちに伝えていただく。
社内の常識を知らない第三者（私たち）に、業務フローやプロセスを説明する。
この過程こそが整理整頓であり、第三者を入れる価値、導入支援の価値だと考えます。
情報という経営資源を最大限活用するために、「第三者の目」である導入支援サービスを活用してください。
支援者を介するメリット
試行錯誤による時間ロスを削減
社内だけで進めると陥りがちな試行錯誤を最小限に抑え、短期間で最適な運用体制を構築。貴重な時間と労力を、本業に集中できる環境を整えます。
投資対効果の高い導入
無駄な機能を省き、必要な機能だけを実装。業務に即したNotion環境を構築。投資コストを抑えつつ、最大限の効果を引き出すことが可能になります。
運用コスト削減と持続性
実践的なトレーニングとサポートにより、社内でNotion活用のエキスパートを育成。長期的な運用コスト削減、継続的な業務改善の基盤を築きます。
自社理解が深まる
運用・改善の過程で、社員が業務を見直し、自社への理解を深めます。業務プロセス見直しや、各業務の意義、時間・原価意識の向上など、改善の糸口が見つかります。
カスタマイズの柔軟性
一緒に導入・構築することで仕組みを理解しているから、自社で業務変更に対応できる。実態に即し、痒い所に手が届く使いやすいシステムだから、継続的な活用が可能に。
内部人材の育成
内部IT人材育成の一歩目に。社内に「Notionなら使える」人材を増やし、システム改善・拡張の内製化が可能となり、外部依存度が低下。社内のデジタル化と長期的なコスト削減が可能に。